Suvremeni uređaji omogućuju visoku razinu sigurnosti

Iako tekst na papiru polako gubi na popularnosti, istraživanje tržišta koje provodi IDC procjenjuje da će se do 2025. u svijetu ispisivati do 4,4 milijuna stranica u minuti. Bilo da se radi o velikoj korporaciji ili malom poduzeću, ljudi će i dalje koristiti pisače.

Glavni razlog tome je to što su u mnogim tvrtkama multifunkcionalni pisači ulazna točka za digitalizaciju  dokumenata i poslovanja. Proizvođači poput Kyocere, nude rješenja za zaprimanje i obradu ulaznih dokumenata, koja ujedno omogućuju učinkovitu automatizaciju unosa zaprimljenih dokumenata u poslovne procese tvrtke. Time se značajno smanjuje vrijeme potrebno za preuzimanje važnih informacija u poslovni sustav i aplikacije tvrtke. Posebice automatska konverzija slika u pretražive digitalizirane dokumente zaposlenicima štedi ogromnu količinu vremena.

Držite svoje pisače pod kontrolom

Poseban izazov za proizvođače uređaja za ispis je raspodjela radnog okruženja, gdje veliki broj zaposlenika radi od kuće ili rijetko dolazi u poslovne prostore tvrtke. Tvrtka koja želi imati kontrolu nad svojim ispisom i upravljanjem poslovima ispisa obično to povjeri rješenju za upravljanje ispisom kao što je MyQ. Ovaj softver osigurava besprijekornu obradu dokumenata na (multifunkcijskim) pisačima, pojednostavljuje njihovu kontrolu, osigurava poslove ispisa i pomaže kod troškova i održavanja. Zaposlenici cijene mogućnost ispisa svojih dokumenata na bilo kojem uređaju spojenom na mrežu, a sigurnost dokumenata osigurana je ograničenjem pristupa uređaju, enkripcijom protoka podataka i značajkom Follow Me. Budući da sve to još uvijek zahtijeva da tvrtka ima postavljen lokalni ispisni poslužitelj na mjestu gdje se pohranjuju podaci poslani uređajima, to je povezano s određenim fiksnim troškovima.

Mobilno i bez gužve

Kyocera je upravljanje ispisnim okruženjem “preselila” u oblak i tako ubila dvije muhe jednim udarcem. Premještanjem ispisnog poslužitelja u oblak, tvrtka značajno smanjuje troškove povezane s lokalnim poslužiteljem – i hardver i licence. Istodobno osigurava veću sigurnost dokumenata koji se nalaze u iznimno sigurnom oblaku pružatelja usluga i upravljanje troškovima ispisa.

Rješenje Kyocera Cloud Print and Scan nudi jednostavan ispis i skeniranje s više lokacija putem oblaka. Također vam omogućuje ispis ili skeniranje na oblaku, ali i skeniranje sa usluga u oblaku trećih strana, kao što su Google Drive, OneDrive i Box. Osigurava sigurnost ispisa i skeniranja s administratorskom provjerom autentičnosti korisnika, kontrolom pristupa i enkripcijom podataka. Centralno upravljano rješenje također uključuje praćenje količine ispisa i postavljanje pravila i ograničenja za ispis, što znači da su troškovi ispisa pod kontrolom.

Srodno rješenje je MyQ Roger cloud print server koji radi na principu SaaS (software as a service) koristeći vaš mobilni uređaj kao platformu čime se može spojiti izravno na vašu pohranu u oblaku. „Zamislite malog proizvođača robe široke potrošnje sa dnevnim preuzimanjem. U poslijepodnevnim satima pozadinski ured priprema potrebne otpremnice koje vozač sljedećeg jutra ispisuje na skladišnom printeru. Vozač zatim predaje robu kupcu koji potpisuje otpremnicu.

Vozač bi to obično držao negdje u fasciklu i popodne ostavio u uredu. Sada može otvoriti aplikaciju MyQ Roger, pokrenuti unaprijed postavljenu akciju skeniranja jednim klikom, snimiti dokument svojim mobilnim telefonom i spremiti ga u određenu web mapu, kao što je OneDrive tvrtke. Zatim računovodstvo dobiva automatsku obavijest o novoj datoteci i može ju odmah obraditi“, izjavio je Vedran Folnović, izvršni direktor Xenon forte, Zagreb.

Sigurnost nije samorazumljiva

Potreba za robusnom zaštitom podataka i dokumenata nikad nije bila veća, a taj trend slijede i proizvođači ispisne opreme – neki brže, a neki sporije. Među vodećima u području osiguravanja informacijske sigurnosti svakako su uređaji proizvođača Kyocera Document Solutions koji su poznati po nadstandardnoj zaštiti podataka u procesu obrade dokumenata, što su potvrdili i stručnjaci BLI Keypoint Intelligence laboratorija. Ovo ljeto Kyocera je nagrađena prestižnim certifikatom Keypoint Intelligence Security Validation Testing koji potvrđuje da je TASKalfa obitelj ispisnih uređaja spremna za izazove zaštite podataka na najvišoj razini.

Dakle, kako Kyocera TASKalfa uređaji osiguravaju sigurnost dokumenata koji su (barem privremeno) pohranjeni na uređajima? Slično kao i računala, opremljena su hrpom naprednih sigurnosnih mehanizama koji im osiguravaju zaštitu od samog početka. Poboljšana je sigurnost mrežne komunikacije (TLS), uvedena je upotreba certifikata za prijavu, enkripcija podataka je složenija, a uređaji mogu prijavljivati događaje i status sigurnosnim nadzornim sustavima (SIEM). Sigurnosna ažuriranja za multifunkcijske uređaje mogu se izvršiti automatski ili primiti putem središnjeg kontrolnog sustava – u slučaju kritičnih ažuriranja, ona se automatski instaliraju najkasnije u roku od 72 sata od objave.

„Uz zaštitu osjetljivih podataka i povjerljivih dokumenata, kvalitetna sigurnosna zaštita omogućuje i bolju kvalitetu rada zaposlenika. Uređaje za siguran ispis moguće je eksterno otvoriti bez ikakvih problema jer je siguran ispis osiguran enkripcijom, automatskom nadogradnjom softvera sustava, certifikatima i drugim sigurnosnim mehanizmima, čime se zaposlenicima omogućuje siguran rad s udaljenih lokacija, od kuće ili na putu“, dodaje Folnović.