Konica Minolta: Novi koncept uredskog rada

Da bismo shvatili kako napraviti idealno radno mjesto budućnosti, trebamo znati trendove i najveće trenutačne probleme. Digitalna transformacija zahvatila je sve pore društva i ona ne mijenja samo način na koji koristimo usluge, već i naša radna mjesta. Mobilne aplikacije zamijenile su duga čekanja u redovima na šalterima raznih institucija, a isti proces preslikava se i na tvrtke, gdje sama lokacija obavljanja posla više nije primarna, a napredovali su i alati s kojima se posao obavlja.

Zbog svih tih promjena, potrebno je osmisliti alate i rješenja koji će omogućiti nesmetano i konkurentno poslovanje. Na velikoj IT konferenciji u Šibeniku 3. i 4. listopada Konica Minolta je predstavila svoja cjelovita IT rješenja namijenjena radnom mjestu budućnosti.

Najčešći problemi u IT-u

Prema istraživanjima, čak 56 posto IT proračuna u kompanijama troši se na rješavanje problema u IT sustavima. Brojevi nam govore da hardver i softver koji ne funkcioniraju optimalno imaju veliki utjecaj na produktivnost tvrtke. Ako osoblje potroši 41% svog vremena na uklanjanje problema s opremom, učinkovitost im se smanjuje za 37%, a troškovi rastu 35%, dok se kvaliteta napravljenog posla smanji za 35%. To su doista velike brojke i materijal za razmišljanje za svakog voditelja poslovanja. U okviru uz tekst izdvojili smo koji su to najčešći problemi s kojima se IT administratori susreću.   

Cijela ideja IT-a je da radi za nas, a ne da bude sam sebi svrha. Jedna od vodećih ideja pri razvoju cjelovite IT infrastrukture u režiji Konica Minolte bila je omogućiti nesmetan rad na core businessu, bez brige oko održavanja. Dodatno, kroz WOTF rješenje bilo je potrebno odgovoriti na izazove koji se nameću tvrtkama u poslovanju.

Najčešći problemi s informacijskom tehnologijom u tvrtkama

■ Hardver ne radi (27%)

■ Administratorski IT problemi (24%)

■ Zastarjela programska oprema (24%)

■ Sigurnosni rizici (23%)

■ Loša internetska veza (20%)

■ Problemi s poslužiteljem (20%)

Ključni izazovi u modernom uredu

Kako bi organizacije ostale konkurentne u svijetu u kojem tehnološke inovacije ubrzavaju procese, potrebno je odgovoriti na izazove koje muče većinu kompanija. Vođenje papirnate dokumentacije i previše ručnog rada jedna je od stavki koja na više razina oduzima resurse tvrtke. Najvrjedniji resurs je, dakako, vrijeme koje bi se moglo utrošiti na core business, a nije zanemariv niti trošak papira, ispisa, skladištenja i ostalih popratnih materijala.

Konica Minolta u sklopu svojeg poslovnog rješenja za radno mjesto budućnosti na ovaj izazov odgovara putem M-files sustava za upravljanje dokumentima koje ima integrirano ponajbolje OCR rješenje automatskog prepoznavanja Abbyy. Dokumenti se organiziraju putem mrežnih mapa, pri čemu M-files putem metapodataka i drugih indikatora te uporabe AI-a distribuira i automatski skladišti sve relevantne dokumente. Koliko je to bitno, govori i podatak da čak 46% uredskih zaposlenika tvrdi da im je traženje dokumenata zahtjevno i dugotrajno. S M-files rješenjem svi korisnici sustava na lagan i brz način mogu pristupiti dokumentima.

Drugi veliki izazov unutar modernih tvrtki je sigurnost, pri čemu rizik narušavanja sigurnosti podataka negativno utječe na ugled, a ima i velike financijske posljedice. Toga je svjesna i Konica Minolta koja u svojim multifunkcijskim uređajima ima feature bizhub SECURE; ona omogućuje zaštitu od krađe podataka bez poremećaja u protoku informacija kroz ured. Od opcija koje tome doprinose treba izdvojiti:

■  Promjenu administratorske lozinke

■  Enkripciju cijelog sadržaja bizhubovog hard diska

■  Generiranje sigurne alfanumeričke lozinke za zaključavanje tvrdog diska

■  Uklanjanje svih tragova podataka, čak i nakon njihovog brisanja, prepisivanjem privremenih podataka

■  Vremensko postavljanje bizhub MFC-a za automatsko brisanje podataka u mapama

Digitalizacija procesa koji se rade ručno možda je i ključni izazov. Činjenica je da gotovo nema ručnog procesa koji se ne može digitalizirati. K2 je programska platforma za izradu aplikacija i upravljanje poslovnih procesa koja uključuje obrasce, tijek rada, podatke i izvještaje, što cijeli posao čini bržim i transparentnijim.

Workplace HUB kao odgovor

Objedinjavanje IT infrastrukture, rješavanje najčešćih problema i odgovor na izazove modernih kompanija moguć je uz platformu Workplace Hub. Radi se o kombinaciji fizičkog uređaja koji u sebi objedinjuje niz naprednih rješenja razvijenih u suradnji s partnerima. Ugradnjom WPH rješenja na jednoj platformi imat ćete riješenu sigurnost, storage, cloud, server, Wi-Fi access point i multifunkcijski pisač. Tvrtkama se omogućuje administratorska i korisnička upravljačka ploča. Radi se o uređaju i rješenju idealnom za radno mjesto budućnosti koji je centralizirano mjesto pristupanja neovisno o lokaciji i u sebi ima integrirane najbitnije stavke IT infrastrukture.

Radno mjesto budućnosti

Upravo taj koncept budućeg radnog mjesta koje se neminovno mijenja uslijed trendova digitalne transformacije predstavljen je na velikoj IT regionalnoj konferenciji u Šibeniku 3. i 4. listopada. U demo zoni i experience partu moglo se uživo vidjeti kako izgleda sve-u-jednom koncept cjelovite IT infrastrukture, Workplace Huba, M-Filesa te rješenja razvijenih u suradnji s partnerima poput Mobotixa.

Konferencija je bila značajna na razini Europske Unije i na njoj je prisustvovala izvršna direktorica Konica Minolta Hrvatske Branka Domazet, Tatjana Skoko, direktorica Microsoft Hrvatska, Miran Mišić Key Account Manager Konika Minolta Hrvatska, Daniel Lenardić i Marko Učkar iz Management Consulting Departmenta u KPMG-u, Miloš Petković, direktor ITS-a Konica Minolta Slovenija te Sebastiaan Crebolder Marketing Manager Strategic Alliances za M-files. Za više od sto uzvanika predstavio se koncept Workplace of the Future. Događaj je uveličala i otvorila Veleposlanica Japana Misako Kaji.