Prednosti outsourcinga ispisa u poslovnim okruženjima

Outsourcing, tj. vanjsko izvoženje određenih usluga, postaje sve češća praksa u današnjim poduzećima svih veličina. Bilo da je riječ o ugostiteljskim uslugama, upravljanju objektima ili podršci korisnicima, vanjski pružatelji usluga mogu osigurati visoku kvalitetu usluge po nižim troškovima od interne organizacije. Isti princip može se primijeniti i na upravljanje ispisom unutar poduzeća.

Učinkovito upravljanje ispisom: ključ za optimizaciju poslovnih procesa

Ispisno okruženje često može biti izazovno za interne IT odjele. Kontrola i održavanje uređaja za ispis nisu uvijek visoko na listi prioriteta, što može dovesti do nepotrebnih troškova i problema u radu. Stoga je pametno prepustiti upravljanje ispisnim okruženjem stručnjacima koji se time bave kao svojom glavnom djelatnošću.

Vaša kvalitetna i pouzdana podrška

Xenon forte - Zagreb d.o.o. nudi upravo takvu vrstu usluge, odnosno kompletno upravljanje uslugom ispisa. Kod takve usluge se korisnik mora brinuti samo za papir, dok kompletno praćenje uređaja, količine ispisa, tonera i eventualnih zastoja u ispisu prati Xenon forte. Outsourcing ispisne infrastrukture omogućuje poduzećima da se usredotoče na svoje primarne aktivnosti, dok stručnjaci kao što su Xenon forte preuzimaju brigu o ispisu.

Usluga se nudi na pisačima i multifunkcijskim uređajima Kyocera, koje je jedno od vodećih svjetskih poduzeća u području rješenja za upravljanje ispisa dokumenata. Ponuda proizvoda i usluga obuhvaća ECOsys pisače, pouzdane multifunkcijske uređaje, potrošni materijal visoke kvalitete i sveobuhvatan raspon softverskih rješenja i usluga za upravljanje dokumentima (Managed Document Services, MDS).

Neka od poduzeća koja su prepoznala koristi od korištenja usluge ispisa kod Xenon forte – Zagreb i time ostvarila značajnu optimizaciju su:

• Coca Cola HBC Hrvatska d.o.o.
• Dukat d.d.
• Valamar Riviera d.d.
• Alca Zagreb d.o.o.
• Intersnack Adria d.o.o.
• Končar - Energetski transformatori d.o.o.

Iskustva poduzeća koja su prešla na vanjsko upravljanje ispisom su pozitivna. Stalna dostupnost, smanjenje troškova i poboljšana učinkovitost samo su neke od prednosti koje su primijetili. Stoga je vrijedno razmotriti outsourcing ispisnih usluga kao strategiju za optimizaciju poslovnih procesa i smanjenje troškova u modernim poslovnim okruženjima.

Stalna dostupnost i optimizacija poslovnih procesa: iskustva uspješnih poduzeća

Xenon forte – Zagreb pri outsourcingu ispisa slijedi tri cilja: usluga mora biti uvijek dostupna, zaposlenici (i uprava) ne bave se njome bez potrebe te se mora osigurati optimalan ispis i ekonomičnost.

Primjer alata za uspješan outsourcing u području ispisa je usluga Kyocera Fleet Services (KFS) koja u kombinaciji s rješenjem Manage for Print (M4P) održavateljima i servisnim partnerima omogućuje daljinsku kontrolu te upravljanje i održavanje mreže uređaja za ispis instaliranih kod korisnika.

Softver omogućuje centralni pregled svih uređaja u poduzeću. Prvi se brine o daljinskom održavanju uređaja i uključuje nadogradnju firmwarea i dijagnostiku te je izvor ulaznih podataka za M4P rješenje, čija je zadaća osigurati pravovremenu opskrbu potrošnim materijalom – prati razinu tonera te upozorava tehničare u Xenon forteu da je potrebno poslati nove.

Primjer alata za uspješan outsourcing u području ispisa je usluga Kyocera Fleet Services (KFS)

Sustav obavijesti ugrađen u KFS obavještava administratore pružatelja usluga o svim ključnim događajima kao što su niska razina tonera, pun spremnik otpadnog tonera, planirano preventivno održavanje. Ovakav proaktivni nadzor osigurava da korisnici printera uopće ne primijete održavanje jer nema prekida rada - održavanje se provodi kada je pojedini uređaj manje opterećen, a toner se isporučuje prije nego što se potpuno isprazni i na duže vrijeme prekida ispis. Bolja korisnička podrška dovodi do većeg zadovoljstva korisnika i veće produktivnosti.

Osim stalne dostupnosti, stručni serviseri u Xenon forte - Zagreb mogu pružiti i kvalificiranu podršku te tehnološka rješenja koja optimiziraju iskoristivost uređaja za ispis. Rješenje Manage for Print koristi podatke koje prima od KFS-a za donošenje odluka o nadopunjavanju uređaja potrošnim materijalom.

Najčešće serviseri prate ima li dovoljno tonera u uređajima, a program omogućuje i praćenje stanja zalihe papira te istrošenosti gumica. Pravovremena nadopuna zamjenskim materijalom vrlo je važna za korisnike. Navike korisnika su različite i nema pravila kada je prikladno kupiti zamjenski toner za printer. Neki korisnici ispisuju puno, a drugi vrlo malo. Ako korisnik dobije zamjenski toner prerano, može se izgubiti ili čak oštetiti (ako korisnik rijetko ispisuje).

Usluga se nudi na pisačima i multifunkcijskim uređajima Kyocera, koje je jedno od vodećih svjetskih poduzeća u području rješenja za upravljanje ispisa dokumenata

M4P omogućuje održavateljima postavljanje prilagodljivih obavijesti na temelju potreba korisnika. Tako će opterećeniji printeri poslati upozorenje kada razina tonera dosegne petinu, a manje opterećeni tek kada ostane samo pet posto tonera. Najnovija verzija rješenja Manage for Print također ima ugrađene algoritme umjetne inteligencije koji izračunavaju preporučenu vrijednost za pokretanje alarma iz povijesnih podataka.