Xenon forte: Digitalizacija i upravljanje dokumentima

Digitalizacija dokumenata predstavlja transformaciju podataka iz dokumenata koji računalu nisu čitljivi u strukturirani format iz kojeg se mogu čitati i vaditi informacije. Na taj se način poslovanje prenosi na računalo bez potreba za čuvanjem velikih količina podataka u fizičkom obliku, što je preduvjet stvaranja tzv. ureda bez papira.  Digitalizacija je od presudne važnosti. Plan digitalne transformacije poduzeće premješta u moderno poslovno okruženje u kojem se, koristeći suvremenu tehnologiju, učinkovito ubrzavaju i olakšavaju radni procesi. Proces digitalizacije započinje prikupljanjem i prihvatom podataka.

Prihvat se kod pisanih dokumenata sastoji od skeniranja dokumenata posebnim namjenskim skenerima ili multifunkcijskim uređajima s ugrađenim skenerom. Sljedeći korak je procesiranje odnosno pretvorba podataka u računalu čitljive dokumente. Skenirani dokumenti dobivaju meta podatke prema kojima se mogu pretraživati, klasificirati, čitati i uređivati. Drugim riječima, jednom skenirani dokument od oblika slike postaje uređeni dokument koji se može dalje obrađivati. Na kraju dolazi pohrana podataka za arhivu ili daljnje korištenje. Pripremljeni podaci se razvrstavaju u skladu s klasifikacijom i tijekovima rada dokumenata u poduzeću. Nakon toga se pohranjuju u servere poduzeća ili online u cloud kako bi se kasnije mogli ponovo koristiti.

Prednosti digitalizacije

Proces digitalizacije poslovanja nije samo nužan da bi poslovanje ostalo u toku s promjenama, već donosi i brojne prednosti.  Podaci se više neće gubiti - nakon što je dokument jednom skeniran i u sustavu, tamo je trajno pohranjen za kasnije pregledavanje i upotrebu.Jeftinije je dalje upravljati podacima jednom kad su u digitalnom obliku - podaci se više ne moraju obrađivati ručno, što troši vrijeme zaposlenicima i stvara dodatni trošak, nego postoje za to specijalizirani softveri i alati za obradu. Jednostavnija je obrada podataka - dokumenti pretvoreni u računalu čitljivi oblik sadrže informacije preko kojih se mogu indeksirati, pretraživati i na jednostavan način filtrirati kako bi pri ruci bio baš onaj podatak koji je poduzeću u tom trenutku bitan. Omogućeno je praćenje dokumenata od skeniranja do pohrane.

Na taj način mogu se vidjeti pojedini koraci u obradi. Podaci su točni - Softverska rješenja isključuju mogućnost ljudske pogreške kod prepisivanja dokumenata u računaloJednostavnija je pohrana, traženje i dijeljenje podataka - problem s čuvanjem dokumenata u papirnatom obliku je i što takav način zahtjeva skladišta s registratorima koji zauzimaju puno mjesta, a mogu se i oštetiti ili zagubiti. Nakon skeniranja dokumenata i iz njih dobivene informacije se pohranjuju na serveru poduzeća i/ili online u oblaku, što omogućuje i jednostavnije dijeljenje podataka onima kojima su potrebni. 

Kako Xenon forte može pomoći

Prvi korak digitalizacije, prihvat dokumenata, može se riješiti skeniranjem pisanih dokumenata. Međutim, nisu svi skeneri prikladni za sve zadatke. Većini manjih poduzeća dovoljni su skeneri u multifunkcijskim uređajima. S druge strane, okruženja s velikom količinom dokumenata zahtijevaju namjenske skenere koji posao skeniranja mogu obaviti puno brže. Xenon forte može uvelike pomoći u tom procesu. Asortiman poduzeća uključuje Kyocera multifunkcijske uređaje, Plustek skenere i CZUR knjižne skenere, koji se svi koriste za prikupljanje podataka. Osim samih uređaja, pruža i brojne programe za upravljanje dokumentima koji pomažu u identificiranju i pripremi informacija za daljnju obradu, a u pohrani podataka korisni su Synology NAS uređaji. Kyocera u svojim multifunkcijskim uređajima ima integrirana rješenja koja pomažu u skeniranju – MyQ i Scanner vision. 
MyQ pojednostavljuje procese skeniranja jer automatski prikazuje skup prilagođenih opcija prema najčešće korištenim postavkama, što olakšava upravljanje skeniranim dokumentima. ScannerVision služi za napredno procesiranje dokumenata i postavljanje tijeka rada. Kod skeniranja služi kao posrednik između multifunkcijskog uređaja i odredišta na računalu, mape ili programa. Automatski pretvara dokumente i pohranjuje ih na pravo odredište na temelju unaprijed definiranih pravila, čime se pojednostavljuje tijek rada s dokumentima i osigurava usklađenost.

Skeneri Plustek namijenjeni su skeniranju većih količina pojedinačnih listova papira. Dolaze s Abbyy OCR softverom za optičko prepoznavanje sadržaja i DocAction aplikacijom za skeniranje jednim dodirom, a mogu se integrirati u bilo koji drugi namjenski program za obradu sadržaja putem TWAIN upravljačkog programa.S druge strane, CZUR skeneri namijenjeni su prvenstveno za skeniranje uvezenih dokumenata kao što su knjige. Često ih koriste oni koji skeniraju puno arhivske građe koja se ne može fizički rastaviti kao što su knjižnice, škole, sveučilišta i druge obrazovne institucije. CZUR skeneri koriste poseban laserski senzor za otkrivanje zakrivljenosti knjige ili dokumenta, te ih programski poravnava u idealnu sliku, koju zatim možete koristiti OCR za pretvaranje u Word ili PDF.

Na taj način se sve knjige, časopisi, ugovori i ostali uvezeni dokumenti do veličine A3 mogu se skenirati direktno bez rezanja ili razvezivanja. Stranice knjige se skeniraju brzinom listanja i tako se knjiga od oko 400 stranica može skenirati u 5 minuta. Synology NAS uređaji idealno su rješenje za sigurnu i pouzdanu pohranu podataka. U zadnjih deset godina došlo je do značajnog razvoja praktičnih aplikacija unutar operativnog sustava koje uključuju uredske aplikacije, rješenja za sigurnosno kopiranje računala, poslužitelje i dijeljenje sadržaja u oblaku.

Prvi korak je najteži

Pomisao na digitaliziranje poslovanja može na prvi pogled zvučati zastrašujuće, ali zapravo donosi mnoge prednosti za poduzeće. Početni trud i ulaganje u rješenje za prikupljanje podataka samo su prvi korak koji će se brzo isplatiti i otvoriti vrata u daljnje mogućnosti digitalne transformacije. Jednostavnost praćenja i obrade podataka dovodi do bolje organiziranosti i upravljanja sadržajem te smanjenja troškova i ubrzavanja radnih procesa. Sve to omogućuje stvaranje potencijala za rast i napredak poduzeća. Zato je važno pronaći pravog partnera koji će pružiti adekvatno rješenje prilagođeno potrebama poduzeća.