Top trendovi u ispisu i upravljanju dokumentima

I dok su mnoge kompanije vratile zaposlenike u urede, istraživanja na razini Europe pokazuju da je čak 58% radnika ostalo u hibridnom režimu rada. Istovremeno, oštri pad potražnje za pisačima i ispisom koji se dogodio u 2020. godini sad se preokreće i očekuje se da će već ova godina ponuditi 80% volumena ispisa iz pretpandemijskog razdoblja.

Ono što jest drugačije model je rada, pa su proizvođači morali prilagoditi svoje uređaje kako bi zadovoljili potrebe u hibridnom načinu rada, pri čemu je najznačajnija stavka sigurnost.

Iako se teži digitalizaciji dokumentacije i prelasku na sve-digitalan način rada, i dalje više od 50% zaposlenika preferira ispisane dokumente, jer na taj način bolje upijaju informacije. Koji god scenarij odabrali, postoje rješenja za zadovoljavanje svih potreba.

Što se očekuje kod pisača

Održivost, cloud i sigurnost tri su pojma koja se provlače kroz ideje većine analitičara i proizvođača. S obzirom na to da cijeli cloud sektor raste velikom brzinom i svaka organizacija koristi višestruke cloud usluge, nije iznenađenje kako se prema tome kreću i odabiri ispisnih rješenja.

Print management rješenja bazirana u cloudu u svijetu su ključne u budućim projekcijama. Takvo rješenje omogućuje nesmetani ispis kroz cloud infrastrukturu. To znači da nema drivera, a ispis se odvija direktno kroz cloud sučelje. Kada govorimo o cloud ispisu, treba spomenuti softverska rješenja za upravljanje ispisom i trend ispisa na zahtjev.

Ako kompanije koriste sveobuhvatna rješenja za upravljanje dokumentima i ispisom, te su fokusirani na ispis u hibridnom načinu rada, postavlja se pitanje sigurnosti. I dok su mrežni pisači često spominjani kao slabe karike u mreži tvrtke, nova rješenja nastoje ispraviti tu reputaciju.

Pisači imaju sustave za ispis kod kojih zaposlenici šalju dokumente preko sustava, a mogu ih ispisati tek autentifikacijom na uređaju čime se povećava sigurnost i smanjuje nepotreban ispis. Nove generacije uredskih pisača koriste unaprijeđene sigurnosne značajke koje im pomažu u borbi protiv kibernapada.

Održivost i zelene tehnologije još su jedna krucijalna stavka kojom se svi proizvođači bave. Bitka je to na dvije fronte, pri čemu je dio fokusa na atmosferi u uredu u kojem se dokumenti ispisuju, a dio na održivosti ispisa i što manjem negativnom učinku na okoliš. Epson se primjerice bori novim tehnološkim rješenjima koja smanjuju dramatično zagrijavanje kod ispisa čime se štedi ogromna količina električne energije i posljedično smanjuje utjecaj na okoliš.

Drugi načini na koje se proizvođači utrkuju u zelenoj utrci uključuju recikliranje spremnika s tintom, izrada od reciklirane plastike te smanjenje štetnih emisija prilikom ispisivanja.

Digitalizacija i automatizacija dokumenata

I dok stara škola i dalje voli važne dokumente imati u rukama kako bi ih što bolje proučila, suprotan trend nude proizvođači za ulazne dokumente poput računa, invoicea i sličnih koji na mjesečnoj bazi ulaze u sustav.

Kod ulaska se ti dokumenti mogu digitalizirati i putem pametnog sustava upravljanja dokumentima poslati na pravu osobu. Na taj način je moguće znatno ubrzati poslovne procese, a dubljom upotrebom sustava poput Managed Print Services ili M-Filesa i promijeniti cijeli workflow.

Sustavi za menadžment dokumenata optimiziraju potrošnju papira i potrebu za ispisom, a kroz godine nadogradnje prerasli su u pravi poslovni softver koji automatizira tijek dokumenata kroz tvrtku, te omogućuje velike uštede.

Sve je pametno

Već niz godina MFP pisači imaju niz pametnih funkcionalnosti koje se konstanto nadograđuju. Uz to, na pisač ili flotu pisača moguće je nadograditi sustav upravljanja ispisom čime se dodatno optimizira ispis dokumenata.

Komplementarno s tim postoje napredni sustavi za upravljanje dokumentima koji digitaliziraju i smanjuju potrebu za papirom. Uz uštede u ispisu, pametne funkcionalnosti takvih sustava omogućuju automatizaciju tijeka dokumenata kroz tvrtku čime se oslobađa vrijeme djelatnika koji su radili na sada automatiziranim zadacima. U našem posebnom prilogu razgovarali smo s insiderima iz industrije koji su nam predstavili najnovije inačice svojih rješenja za ispis i upravljanje dokumentima. 

Epson - Ušteda prelaskom na poslovni inkjet 

Epson je jedan je od najglasnijih promotora „zelenih“ tehnologija. O tome što doista misle pod održivim inicijativama i koji su benefiti poslovnih inkjet pisača razgovarali smo s Anom Bajagić iz Epsona.

“Svjesni smo utjecaja na energetsku efikasnost i njene uloge u očuvanju zdrave životne sredine. Znanstvenici s kojima blisko surađujemo predvidjeli su da će se svjetski permafrost potpuno odlediti do 2100. godine, što može dovesti do drastičnih promjena u ekosustavu, podizanja globalnog nivoa mora i ispuštanja preko 50 milijardi tona metana u atmosferu. Epson je poduzeo sve što je u našoj moći da doprinesemo da se ovaj scenarij ne dogodi. I ovo pitanje ne tiče se samo biznisa, to je zapravo pitanje kakav svijet ćemo ostaviti našim budućim generacijama. Kako bismo promovirali bitnost i hitnost poduzimanja mjera, naša kompanija se udružila s National Geographicom kroz kampanju „Turn down the heat”.

Kako je ispis i dalje ključna aktivnost u mnogim tvrtkama, organizacije moraju izabrati zdraviji i održiviji ispis. Ljudi često pretpostavljaju da je ekološka tehnologija skupa. Naša tehnologija je usklađena s globalnim trendovima održivosti u očuvanju energije i smanjenju ugljičnog otiska – u svakom otisku. Ovo je također u skladu s Epson Green Vision 2050 koji ističe naše napore u doprinosu razvoju održivog društva korištenjem efikasnih, kompaktnih i preciznih tehnologija za smanjenje utjecaja proizvoda i usluga na životnu sredinu tokom njihova životnog ciklusa.

Evo jedne zanimljivosti: ako bi sve europske tvrtke prešle na Epson poslovne inkjet pisače, mogli bismo uštedjeti 410 tisuća tona ugljičnog monoksida! Da slikovitije objasnimo, da bi se apsorbirala ta količina ugljika potrebno je preko 18 milijuna stabala godišnje. Korištenjem Epson poslovnih inkjet printera umjesto laserskih, organizacije mogu uštedjeti do 83% na troškovima električne energije, smanjiti količinu potrošnog materijala čak do 96% i ubrzati rad jer našim pisačima treba dvostruko manje vremena za početak ispisa.” 

HP rješenja - Veća učinkovitost 

S Elvirom Kučkovićem, specijalistom za usluge upravljanja ispisom u HP partnerskom kanalu, razgovarali smo o načinu na koji napredno upravljanje dokumentima može poboljšati radne procese u tvrtki.

„Napredni sustav upravljanja dokumentima važan je element digitalne transformacije u poslovanju svake tvrtke. Funkcionalnosti – automatizirani prihvat, digitalizacija, interna distribucija, obrada i arhiviranje dokumenta, integracija s postojećim ERP sustavima i mogućnost obrade dokumenta prema stvarnoj namjeni izravno unutar sustava korisniku osiguravaju povećanu efikasnost, oslobađaju resurse i smanjuju troškove, a sve to uz maksimalnu sigurnost dokumenata.“

Zanimalo nas je i što karakterizira moderno ispisno rješenje, kakve funkcionalnosti i nadogradnje treba imati?

Napredno ispisno rješenje – korištenje usluge upravljanja ispisom – oslobađa korisnika od bilo kakve brige o izboru i kupovini uređaja, potrošnog materijala, konfiguriranju i održavanju ispravnosti sustava, kao i informatičke sigurnosti uređaja, dokumenta i podataka.

Umjesto toga, specijalizirani isporučitelj usluga ispisa će nakon procjene stvarnih potreba za ispisom i upravljanjem dokumentima unutar određenje organizacije isporučiti odgovarajuću ispisnu flotu opremljenu potrebnim softverom i dugoročno voditi brigu o ispravnosti i opskrbi potrošnim materijalom. Korisnik pri tome podmiruje trošak isključivo stvarno utrošenih usluga prema ugovorno definiranoj cijeni. Centralno upravljanje i autentifikacija korisnika (PIN ili kartica preko ugrađenog čitača) eliminira neželjeni ispis i omogućava kreiranje korisničkih profila, a time po potrebi i raspodjelu troškova ispisa po troškovnim mjestima unutar organizacije.

Na raspolaganju je određivanje dostupne vrste ispisa za svakog člana organizacije prema stvarnim potrebama radnog mjesta, npr. isključivanje ispisa u boji tamo gdje nije potreban ili definiranje obostranog ispisa kao osnovne postavke u svrhu smanjenja potrošnje papira.

Tzv. „follow-me“ funkcija omogućava korisniku ispis dokumenta na bilo kojem uređaju unutar flote, a da pri tome povjerljiv dokument ne ostane bez nadzora, zaboravljen u izlaznoj ladici.

Osigurana je i dodatna fleksibilnost – u slučaju promjene u potrebama, ugovorni isporučitelj može privremeno ili trajno adaptirati razinu usluge korekcijama unutar ispisne flote – promjenom modela/broja uređaja ili softverskom nadogradnjom dodatnih funkcija.